TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä. Alla kuvataan tarkemmin mm. yhteystietomme, millaisia ja mistä tietoja kerätään, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperusta, kuinka kauan tietoja säilytetään, mihin tietoja luovutetaan ja siirretään, miten tiedot suojataan ja millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on.

REKISTERIN NIMI

Asuntoturva Oy:n sijoittajatietokannat

YHTEISREKISTERINPITÄJÄT

Asuntosalkku toimilupa Oy
Y-tunnus 2718647-4
Ilmalankuja 2 L
00240 Helsinki

Asuntoturva Oy
Y-tunnus 2451068-9
Ilmalankuja 2 L
00240 Helsinki

Rekisteriasioita hoitava henkilö:
Olli Pehkonen
puhelin 040 1810 325
etunimi.sukunimi@asuntosalkut.fi

Rekisteröity voi olla oikeuksiensa käyttämisestä yhteydessä sen rahaston toimistoon, jossa hän on sijoittajan. Yhteystiedot löytyvät tämän asiakirjan lopusta.

REKISTERIN PITÄMISEN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS

Sopimussuhde: Rekisteröity on tai on ollut sijoittajana rekisterinpitäjänä olevassa rahastossa, tai henkilötietojen käsittely on sijoituksen tekemistä edeltävää. Rekisteröity voi olla sijoittajana oleva luonnollinen henkilö, sijoittajana olevan oikeushenkilön tosiasialliseksi edunsaajaksi katsottava luonnollinen henkilö, edellä mainitun edustaja tai yhteyshenkilö. Henkilötietojen käsittely on tarpeen merkintäsitoumuksen käsittelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen avaamiseen, hoitamiseen, hallintaan, kehittämiseen ja markkinointiin, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
Lakisääteinen velvoite: Rekisterinpitäjällä on mm. laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) ja Laissa vaihtoehtorahastojen hoitajista (162/2014) säädettyjä lakisääteisiä velvoitteita käsitellä rekisteröityjen henkilötietoja. Lakisääteisiin velvoitteisiin vaikuttavat myös osakeyhtiölaki, verolainsäädäntö ja kirjanpitolaki.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu: Tietoja käsitellään myös oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä rekisterinpitäjän sisäisiä tarkoituksia, kuten liiketoiminnan kehittämistä ja markkinointia varten. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä alla kuvatuin tavoin.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Oikeushenkilön tosiasiallisista edunsaajista käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Rekisterissä käsitellään kaikkien muiden rekisteröityjen osalta seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Sijoittajina olevista luonnollisista henkilöistä ja sijoittajien edustajista käsitellään lisäksi seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja

Sijoittajista käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja, jotka koskevat sijoittajan mukaan joko luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä:

Näiden lisäksi käsittelemme muita rekisteröidyn vapaaehtoisesti yhteydenoton yhteydessä tai muulla vastaavalla tavalla antamia tietoja.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä tai tämän edustajalta osakemerkintää tai -kauppaa varten ja rekisteröidyn ja edustajan tuntemiseksi antamista asiakirjoista, palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai hänen edustajaltaan. Tosiasiallisia edunsaajia koskien tiedot kerätään rekisterissä olevan oikeushenkilön edustajalta. Henkilötietoja kerätään myös julkisista lähteistä ja rekistereistä, kuten kaupparekisteristä, sekä Suomen Asiakastieto Oy:n rekistereistä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain nojalla ja Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

TIETOJEN ANTAMATTA JÄTTÄMINEN

Henkilötietojen antaminen on suureksi osaksi lain mukainen velvoite, jotta rekisterinpitäjä voi perustaa ja ylläpitää sijoittajasuhdetta rekisteröityyn tai hänen edustamaansa sijoittajaan. Jos velvoitetta ei täytetä, sijoittajasuhdetta ei voida perustaa tai ylläpitää. Tietojen antamatta jättäminen osakemerkintää tai osakekauppaa tehtäessä voi johtaa siihen, että merkintää ei hyväksytä tai osakkeiden omistuksen siirtoa ei voida merkitä osakeluetteloon.
Pyydetyt tiedot ovat tarpeellisia sijoittajasuhteen perustamista ja normaalia hoitamista varten, ja niiden antamatta jättäminen tai vanhentuneen tiedon päivittämättä jättäminen voi johtaa häiriöön sijoittajasuhteen hoitamisessa tai sijoittajasuhteen purkamiseen. Sellaiset tiedot, jotka eivät sovellu rekisteröityyn, voi jättää antamatta ilman seuraamusta sijoittajasuhteelle. Tällaisia ovat esimerkiksi yhteyshenkilön tiedot, jos rekisteröidyllä ei ole yhteyshenkilöä.

TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Rekisterinpitäjien henkilöstöjen lisäksi IT-järjestelmät tuottavalla IT-yhteistyökumppanilla emo-, tytär- tai osakkuusyhteisöineen ja sen sellaisella henkilökunnalla, joilla on välttämätöntä saada tietoihin pääsy tehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy sähköisiin asiakastietoihin ja asiakastietojärjestelmiin. Edellä mainittuja ja muita alihankkijoita käyttäessämme takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Rekisteinpitäjä ei siirrä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Tietojen säilytysaikaa säädellään Laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, jonka perusteella tietoja tulee säilyttää viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä, ja verolainsäädännössä. Kirjanpitoaineistoa meidän on säilytettävä kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta.
Avoimeen tapaukseen kuten oikeudelliseen vaateeseen tai haasteeseen liittyviä tietoja voidaan säilyttää tätä pidempi aika, joka on tarpeellinen tapauksen käsittelyä varten. Säilyttäminen sisältää henkilötietoja.
Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla ”rekisteröidyn oikeudet” -luvussa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

REKISTERIN SUOJAUS

Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Sähköisen rekisterin käyttöoikeus edellyttää pääkäyttäjän tai järjestelmävalvojan myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sähköisen rekisterin käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Tiedot kerätään sähköisiin tietovarastoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Palvelimet, varmuuskopiolevyt ja muut vastaavat tietojen säilyttämiseen käytettävät atk-laitteet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rikoksen ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi joidenkin tietojen saaminen on kuitenkin rajoitettua. Lääninsäädännön velvoitteista ja oikeutetusta edusta johtuen rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää asiakastietoja myös sijoittajasuhteen päätyttyä tietyn ajan, mistä syystä asiakkaan pyyntöön poistaa häntä koskevat tiedot tai tietojen käytön rajoittamiseen ei ole yleensä mahdollista suostua.
Rekisteröity voi myös halutessaan saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä toimistoomme. Yhteystiedot ovat alla.
Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten. Rekisteröity voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Vastustamisesta voi ilmoittaa toimistoomme. Yhteystiedot ovat alla.
Rajoittamisoikeus: Rekisteröity voi vaatia käsittelyn rajoittamista mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa suoramarkkinointia varten antamansa suostumuksen. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu muilta osin sopimussuhteeseen, lakisääteiseen velvoitteeseen ja rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Viimeksi mainituilla perusteilla tehty käsittely ei perustu suostumukseen tai edellytä suostumusta, joten suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Viranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi. Jos rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka toisessa EU-valtiossa, hän voi tehdä valituksen Suomen lisäksi myös tämän maan viranomaiselle.

TOIMISTOMME YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämisessä pyydämme olemaan lisätietojen saamiseksi yhteydessä toimistoomme joko sähköpostilla, puhelimitse tai kirjeitse. Kirjallinen ja allekirjoitettu pyyntö tulee toimittaa sähköpostilla tai postitse. Rekisterinpitäjä varmistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden. Yhteystiedot ovat

sähköposti toimisto@asuntoturva.fi kirjeposti Asuntoturva Oy
sijoittajahallinto
Ilmalankuja 2 L
00240 Helsinki
puhelin 040 1810 325

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN

Rekisterinpitäjä päivittää tietosuojaselostetta tarvittaessa pitääkseen sen ajan tasalla.

Päivitetty 27.11.2018